Dekretacja
Dekretacja to proces zarządzania dokumentami wpływającymi do jednostki organizacyjnej, który ma na celu nadanie odpowiedniego biegu dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami. Kluczowym elementem tego procesu jest umieszczenie adnotacji na dokumentach, wskazującej odpowiedzialną osobę lub komórkę organizacyjną oraz ewentualne terminy załatwienia sprawy.
Proces dekretacji
Pisma przychodzące są najpierw rejestrowane, a następnie kierowane do dekretacji. W administracji publicznej tę czynność wykonuje kierownik urzędu lub wyznaczona osoba. Po zadekretowaniu, dokumenty są przesyłane do odpowiednich komórek organizacyjnych.
- Pisma mogą być przyjęte do załatwienia przez kierownika komórki lub ponownie dekretowane.
- Ponowna dekretacja nie może zmieniać sposobu ani terminu załatwienia sprawy.
Systemy dekretacji
Sposób wykonania dekretacji zależy od systemu kancelaryjnego w danej jednostce:
- System EZD (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją): Dekretacja potwierdzana jest podpisem elektronicznym, z danymi identyfikującymi osobę dekretującą.
- System tradycyjny: Dekretacja odbywa się na papierowych przesyłkach poprzez odręczne umieszczenie odpowiednich informacji, daty i podpisu dekretującego.
W niektórych krajach, w tym w Polsce, dekretacją w sądownictwie zajmuje się sędzia lub asystent sędziego. W księgowości dekretacja jest niezbędna do ujęcia zdarzeń gospodarczych w systemie finansowo-księgowym.
Księgowość a dekretacja
W procesie księgowym dekretacja polega na oznaczeniu dokumentów gospodarczych, takich jak faktury, z odpowiednimi informacjami, które umożliwiają ich zaksięgowanie. Dekret powinien zawierać:
- numery kont księgowych
- krótki opis operacji
- podpis osoby dekretującej
- datę zdarzenia
- kwotę
Po zadekretowaniu, dokumenty mogą być wprowadzone do systemu księgowego, co kończy proces ich obiegu.
Przypisy
- Kategoria: Dokumenty archiwalne
- Kategoria: Postępowanie cywilne
- Kategoria: Postępowanie karne
- Kategoria: Rachunkowość
