Wiele osób ma w zwyczaju trzymanie starych dokumentów, które wypełniają nasze szuflady i segregatory. Nierzadko wydają się one zbyteczne, jednak pozbycie się ich bez zastanowienia może prowadzić do utraty ważnych praw i świadczeń. Dlatego warto wiedzieć, które z nich warto zachować na dłużej. Sprawdź, jakie dokumenty powinny pozostać w Twoim domowym archiwum przez wiele lat.
Jakie dokumenty zachować?
Niektórzy ludzie przechowują każdy paperek, niezależnie od jego wartości, podczas gdy inni bez wahań pozbywają się tego, co zalega w ich przestrzeni życiowej. Zanim jednak zdecydujemy się na generalne porządki, warto zadać sobie pytanie, które dokumenty mogą okazać się przydatne w przyszłości, a które można bez obaw wyrzucić.
Istnieje wiele dokumentów, które są niezbędne do załatwienia różnych formalności, takich jak potwierdzenia stażu pracy, składanie reklamacji czy rozliczenia podatkowe. Dobrze jest wiedzieć, jak dokonać odpowiedniej selekcji, aby później nie żałować swoich decyzji.
Dokumenty o charakterze trwałym
Niektóre dokumenty mają charakter trwały i zawsze należy je przechowywać. Wśród nich znajdują się te, które potwierdzają naszą edukację, stopień wykształcenia oraz doświadczenie zawodowe. Choć dziś wiele z nich wydawanych jest również w formacie elektronicznym, w przeszłości wersja papierowa była jedyną, na jaką mogliśmy liczyć. Do takiego zestawu można zaliczyć:
Wszystkie te dokumenty są kluczowe w kwestiach związanych z rozliczeniami finansowymi, potwierdzaniem kwalifikacji oraz składaniem różnorodnych wniosków. Niekiedy przydają się także w kontekście przeliczania emerytur i ustalania wysokości świadczeń.
Rachunki domowe – ile przechowywać?
Rachunki to kolejny rodzaj dokumentów, które gromadzimy przez lata. Dotyczą one między innymi opłat za media, czynsz, energię elektryczną oraz inne usługi. Często trzymamy je „na wszelki wypadek”, ale czy naprawdę są nam wszystkie potrzebne?
Rachunki związane z opłatami za media powinny być przechowywane przez trzy lata, zgodnie z przepisami dotyczącymi przedawnienia roszczeń finansowych. Ważne, aby liczyć ten okres od momentu uiszczenia opłaty, a nie od daty wystawienia rachunku.
Inaczej wygląda sytuacja z dokumentami podatkowymi, np. zeznaniami podatkowymi, PIT-ami i fakturami związanymi z działalnością gospodarczą. Te dokumenty należy zachować przez pięć lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku – to ma kluczowe znaczenie w razie kontroli skarbowej.
Dokumenty składane do ZUS
Okres przechowywania dokumentów składanych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych również się różni w zależności od daty złożenia. Dokumenty złożone po 1 stycznia 2012 roku zachowujemy przez pięć lat, natomiast te sprzed tej daty – przez dziesięć. Ich staranna archiwizacja jest niezwykle ważna, zwłaszcza podczas ubiegania się o emeryturę czy rentę.
Organizacja dokumentów – klucz do porządku
Aby skutecznie zarządzać dokumentacją, kluczowa jest jej odpowiednia organizacja. Przechowywanie wszystkich dokumentów w jednym, uporządkowanym miejscu, na przykład w segregatorze czy specjalnej szufladzie, pomoże w łatwym dostępie do nich w razie potrzeby. Unikajmy wilgotnych miejsc, które mogą uszkodzić papier. Ochrony przed zniszczeniem mogą dostarczyć specjalne foliowe koszulki, które zabezpieczą dokumenty przed zaschnięciem czy płowieniem tuszu.
Segregacja i niszczenie
Warto także segregować dokumenty według ich rodzaju oraz terminu ważności. Można na przykład podzielić je na kategorie, takie jak:
- Dokumenty osobiste
- Dokumenty finansowe
- Dokumenty podatkowe
- Rachunki za media
Jeżeli minął określony czas przechowywania dokumentów i mamy pewność, że więcej nie będą nam potrzebne, warto je zniszczyć. Należy to jednak zrobić w bezpieczny sposób, zwłaszcza w przypadku dokumentów z danymi osobowymi. Najlepszym rozwiązaniem jest użycie niszczarki, która skutecznie uniemożliwi odtworzenie zniszczonych dokumentów, lub spalenie ich. Pamiętajmy, że chociaż pozbywanie się starych papierów to ulga, zapewnienie ich bezpiecznej likwidacji to także nasz obowiązek.
Źródło/foto: Interia
