Jak wybrać odpowiednią firmę do obsługi księgowej?

Kluczowe aspekty, które należy rozważyć

Zanim ruszysz na poszukiwanie idealnej firmy księgowej, zadaj sobie kilka pytań. To jak dopasowanie butów – musisz wiedzieć, czego szukasz, a przede wszystkim, jakie są twoje potrzeby.

Po pierwsze, zastanów się nad rozmiarem i rodzajem swojej firmy. Mała jednoosobowa działalność ma zupełnie inne potrzeby niż rozwijająca się spółka z o.o. Pamiętaj, że większa firma potrzebuje bardziej kompleksowych usług, w tym obsługi kadr, a może nawet specjalistów od księgowości międzynarodowej.

Po drugie, branża, w której działasz, ma znaczenie. Specyfika twojej pracy wpływa na rodzaj wymaganych dokumentów i obowiązków. Na przykład branża budowlana wymaga specyficznych rozliczeń, a usługi gastronomiczne mają swoje własne uwarunkowania.

• Ustal swój budżet na usługi księgowe. Zastanów się, ile jesteś w stanie przeznaczyć na wykonywanie niezbędnych czynności, pamiętając, że tania usługa nie zawsze okazuje się najlepsza.
• Zastanów się, jakie usługi są ci potrzebne. Potrzebujesz jedynie prowadzenia ksiąg, czy może chcesz, aby firma księgowa zajęła się również rozliczeniami podatkowymi, obsługą kadr czy też sporządzaniem sprawozdań finansowych?
• Nie zapominaj o doświadczeniu i reputacji firmy księgowej. Sprawdź, jak długo działa na rynku, jakie ma osiągnięcia i opinie od innych klientów.

Pamiętaj, że wybór odpowiedniej firmy księgowej to inwestycja w rozwój twojej firmy. Odpowiednie podejście i uwzględnienie tych kluczowych aspektów pozwoli ci uniknąć niepotrzebnych problemów i zbudować stabilne fundamenty dla sukcesu twojej działalności.

Gdzie szukać informacji o firmach księgowych?

Znalezienie odpowiedniej firmy księgowej to jak szukanie igły w stogu siana. Na szczęście istnieją pewne miejsca, gdzie warto zacząć swoje poszukiwania. Po pierwsze, nie lekceważ poleceń od innych przedsiębiorców. Zapytaj swoich znajomych, współpracowników, a nawet konkurentów, z jakich firm księgowych korzystają i jak są z ich usług zadowoleni. Wiele razy takie osobiste rekomendacje są najbardziej wiarygodne.

Po drugie, w dzisiejszych czasach internet jest kopalnią informacji, a firmy księgowe chętnie z niego korzystają. Sprawdź serwisy internetowe i fora dyskusyjne, gdzie przedsiębiorcy dzielą się swoimi doświadczeniami i opiniami na temat firm księgowych. Możesz również skorzystać z wyszukiwarki internetowej i wpisać „firmy księgowe [Twoje miasto]” lub „firmy księgowe [Twoja branża]”.

Po trzecie, warto poszukać informacji w stowarzyszeniach branżowych, które skupiają firmy księgowe. Stowarzyszenia te często prowadzą listy swoich członków, a także organizują targi i konferencje, gdzie możesz spotkać potencjalnych kandydatów. W Polsce działają m.in. Stowarzyszenie Księgowych w Polsce (SKwP) i Krajowa Izba Skarbowa (KIS).

Na koniec warto wspomnieć o rejestrze firm księgowych. W Polsce taki rejestr prowadzi Krajowa Izba Skarbowa. W rejestrze tym znajdziesz dane kontaktowe firm księgowych, a także informacje o ich licencjach i uprawnieniach.

Źródło: https://operatax.com/wp-content/uploads/2023/04/rozliczanie-z-krypto-walut-740×480.jpg

Czym kierować się przy wyborze firmy księgowej?

No dobra, już wiesz gdzie szukać firmy księgowej, ale jak wybrać tę najlepszą dla siebie? Wiesz, że nie warto iść po najtańszej ofercie, ale na co jeszcze zwracać uwagę? Tu wkracza kwestia kryteriów oceny. Nie ma jednego uniwersalnego wzorca, bo potrzeby każdej firmy są inne. Ale możemy wyróżnić kluczowe aspekty, które warto wziąć pod uwagę.

• Doświadczenie i specjalizacja: Nie każda firma księgowa specjalizuje się w każdej branży. Sprawdź, czy firma ma doświadczenie w obsłudze firm z Twojej branży. To kluczowe dla zrozumienia specyfiki Twojej działalności i prawidłowego prowadzenia księgowości.
• Kwalifikacje i certyfikaty pracowników: Sprawdź, czy pracownicy firmy posiadają odpowiednie kwalifikacje i certyfikaty. To daje Ci gwarancję, że Twoje sprawy są w dobrych rękach. Nie bój się pytać o ich doświadczenie, szczególnie jeśli prowadzisz firmę w specyficznej branży.
• Dostępność i komunikacja: Dobry kontakt z firmą księgową jest kluczowy. Sprawdź, czy firma jest dostępna telefonicznie, mailowo, czy możesz umówić się na spotkanie w dogodnym dla Ciebie terminie. Komunikacja powinna być jasna i zrozumiała.
• Cennik usług i warunki współpracy: Porównaj oferty kilku firm, zwróć uwagę nie tylko na cenę, ale również na zakres usług wchodzących w cenę. Sprawdź, czy w umowie są jasno określone obowiązki i odpowiedzialność stron.
• Opinie i referencje od innych klientów: Sprawdź, co mówią o firmie inni klienci. Opinie możesz znaleźć na forach internetowych, w portalach branżowych i w serwisach z recenzjami. Zapytaj również o referencje od innych firm.

Pamiętaj, że wybór odpowiedniej firmy księgowej to inwestycja w przyszłość Twojej firmy. Nie warto oszczędzać na jakości usług, ponieważ błędy w księgowości mogą mieć poważne konsekwencje finansowe.

Jak uniknąć błędów przy wyborze firmy księgowej: Czego unikać, a na co zwrócić uwagę?

Wybór firmy księgowej to poważna decyzja, która może mieć znaczący wpływ na sukces Twojej firmy. Nie daj się zwieść pozorom i unikaj pułapek, które mogą Cię kosztować w przyszłości. Choć cena jest ważnym czynnikiem, nie powinna być jedynym kryterium.

Najtańsze oferty mogą się okazać najdroższe w dłuższej perspektywie. Niskie ceny często idą w parze z brakiem doświadczenia, słabej jakości usługą lub ukrytymi kosztami. Zastanów się, czy chcesz ryzykować swoje finanse i reputację dla kilku złotych oszczędności?

Doświadczenie i reputacja firmy są kluczowe. Sprawdź, jak długo działa firma księgowa, w jakich branżach ma doświadczenie, jakich klientów obsługuje. Nie wahaj się poprosić o referencje od innych klientów. Zwróć uwagę na opinie w internecie, komentarze na forach branżowych. Jeśli firma nie ma nic do ukrycia, chętnie udostępni informacje o swoich usługach i referencje.

Jasne warunki współpracy i cennik to podstawa. Nie bój się zadawać pytań. Zapytaj o zakres usług, obowiązujące stawki, czas rozliczeń, sposoby komunikacji. Upewnij się, że wszystko jest jasne i przejrzyste, zanim podpiszesz umowę.

Umowa o świadczenie usług księgowych to dokument, który chroni Cię i firmę księgową. Zawiera szczegółowe informacje o usługach, obowiązkach stron, cenniku, terminach płatności, zasadach rozwiązania umowy. Upewnij się, że wszystkie punkty są jasno określone i zrozumiałe dla obu stron.

I co, już wybrałeś?

No dobrze, zakładam, że już znalazłeś idealną firmę księgową. W końcu tyle pracy w to włożyłeś, analizowałeś, porównywałeś, czytałeś opinie… Teraz czas na ostateczny etap – współpracę! I uwierz mi, to też nie jest takie proste jak się wydaje. Współpraca z księgowym to jak współpraca z każdym innym partnerem biznesowym. Trzeba o nią dbać, pielęgnować i… od czasu do czasu sprawdzać, czy wszystko idzie po Twojej myśli.

Pamiętasz o regularnej komunikacji? Nie trzymaj wszystkiego w tajemnicy, informuj swojego księgowego o wszystkich zmianach w firmie, o nowych projektach, o nowych klientach, o nowych wyzwaniach, o wszystkim co może mieć wpływ na Twoje finanse. Im lepiej będziesz informował, tym lepiej księgowy będzie mógł Ci doradzić i pomóc. A w zamian, Ty możesz liczyć na to, że księgowy będzie Cię informować o wszelkich nowościach w przepisach, o zmianach w podatkach, o wszelkich kwestiach, które mogą mieć wpływ na Twoją firmę.

I pamiętaj o weryfikacji. Nie bój się zadać pytania, jeśli coś Ci się nie zgadza. Nie bój się poprosić o wyjaśnienie, jeśli czegoś nie rozumiesz. I nie bój się sprawdzić, czy wszystko jest w porządku. Regularne sprawdzanie pracy księgowego to nie brak zaufania, to po prostu dbałość o swoje interesy.

Współpraca z księgowym to długofalowa relacja, a jak w każdej relacji, czasami mogą pojawić się problemy. Może się okazać, że księgowy nie sprosta Twoim oczekiwaniom, że jego usługi nie są wystarczająco dobre, że jego komunikacja jest zbyt słaba lub że jego ceny są zbyt wysokie. Jeśli tak się stanie, nie bój się zmienić księgowego. Nie jesteś skazany na nieudaną współpracę. Znajdź kogoś, kto spełni Twoje potrzeby i kto będzie dla Ciebie prawdziwym partnerem biznesowym.

Pamiętaj, że wybór odpowiedniego księgowego to tylko pierwszy krok na drodze do sukcesu. Ważna jest również pielęgnacja i rozwijanie tej relacji. Im lepsza będzie komunikacja, tym lepszy będzie efekt końcowy. A to z kolei przełoży się na większy sukces Twojej firmy.

Podejmując decyzję o wyborze firmy księgowej, robisz inwestycję w przyszłość swojego biznesu.

Pamiętaj, że dobry księgowy to nie tylko ktoś, kto sprawnie prowadzi Twoje książki. To Twój partner w biznesie – doradca, który pomoże Ci podejmować strategiczne decyzje i uniknąć potencjalnych problemów. Podsumowując, postaw na transparentność i otwartą komunikację. Nie bój się zadawać pytań i wyrażać swoje oczekiwania. W końcu to Ty jesteś szefem i to Ty decydujesz, komu powierzysz swoje finansowe bezpieczeństwo.

Nie zapominaj też, że wybór firmy księgowej to nie jednorazowe wydarzenie, a początek długofalowej współpracy. W razie jakichkolwiek wątpliwości lub potrzeby zmiany, nie wahaj się zmienić partnera. Pamiętaj, że Twoje zadowolenie i sukces są priorytetem.